Compliance w biurze rachunkowym - procedury, instrukcje, formularze

Wykaz skrótów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Wprowadzenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Rozdział I
Czym jest compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Rozdział II
Compliance w biurze rachunkowym . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1. Odpowiedzialność w biurze rachunkowym . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.1. Odpowiedzialność kontraktowa na gruncie Kodeksu cywilnego . . . . . . . . 21
1.2. Odpowiedzialność karnoskarbowa na gruncie Kodeksu karnego skarbowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2. Należyta staranność . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.1. Budowanie świadomości podatkowej przedsiębiorcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
2.1.1. Obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności . . . . . . . 33
2.1.2. Obowiązek płatności bezgotówkowych, posługiwania się formowym rachunkiem bankowym, biała lista . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.3. Obowiązek oznaczania transakcji symbolami GTU, TP, WSTO_EE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
2.1.4. Ulga na złe długi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
2.1.5. Zasady wystawiania faktur korygujących oraz przygotowywania faktur korygujących do biura rachunkowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3. Dobre praktyki księgowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
4. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
4.1. Obowiązki biura wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz fi nansowaniu terroryzmu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4.1.1. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wykonanie obowiązków AML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
4.1.2. Wprowadzenie wewnętrznej procedury instytucji obowiązanej . . . 72
4.1.3. Dokumentacja dotycząca identyfi kacji, oceny i aktualizacji ryzyka związanego z praniem pieniędzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
4.1.4. Obowiązek szkoleniowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
4.2. Środki bezpieczeństwa fi nansowego (KYC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
4.2.1. Identyfi kacja klienta i weryfi kacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
4.2.2. PEP – Politically Exposed Persons, eksponowane stanowisko polityczne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
4.2.3. Weryfi kacja list sankcyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
4.3. Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
5. Whistleblowing. Sygnalista w biurze rachunkowym . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
5.1. Kim jest sygnalista? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
5.2. Zakres naruszeń podlegających zgłoszeniu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
5.3. Ochrona sygnalisty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
5.4. Rodzaje zgłoszeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
5.5. Procedura zgłoszeń wewnętrznych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
5.6. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
6. MDR – Raportowanie schematów podatkowych przez biura rachunkowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
6.1. Defi nicja schematu podatkowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
6.1.1. Kryterium głównej korzyści i ogólnej cechy rozpoznawczej . . . . . 117
6.1.2. Szczególna cecha rozpoznawcza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
6.1.3. Inna szczególna cecha rozpoznawcza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
6.2. Raportowanie MDR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
6.3. Biuro rachunkowe – wspomagający . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
6.4. Obowiązek raportowania przez biuro rachunkowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Rozdział III
Procedury księgowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
1. Organizacja współpracy: przedsiębiorca – biuro rachunkowe . . . . . . . . . . . . . . 133
1.1. Nawiązanie współpracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
1.1.1. Wykaz dokumentów niezbędnych do podjęcia współpracy z biurem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
1.1.2. Nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym – karta klienta biura rachunkowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
1.1.2.1. Ankieta dotycząca działalności klienta . . . . . . . . . . . . . . . . 141
1.1.2.2. Informacje dotyczące danych finansowych i potrzeb klienta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
1.1.3. Procedura przyjęcia klienta biura rachunkowego . . . . . . . . . . . . . . 152
1.1.4. Przedstawienie klientowi kluczowych informacji na temat systemu podatkowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
1.1.4.1. Analiza podatków, formy opodatkowania oraz ewidencji rachunkowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
1.1.4.2. Schemat dokumentowania sprzedaży przez czynnych i zwolnionych podatników VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
1.1.4.3. Schemat dokumentowania sprzedaży przez zwolnionych podatników VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
1.2. Zakończenie współpracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
1.2.1. Dyspozycje klienta w związku z rozwiązaniem umowy . . . . . . . . . 163
1.2.2. Checklista dla księgowego – likwidacja działalności gospodarczej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
1.2.3. Checklista dla księgowego – procedura przygotowania dokumentów księgowych do wydania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
1.2.4. Protokół wydania dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
2. Procedury księgowe związane z podjęciem współpracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
2.1. Ustalenie zasobów majątkowych firmy i ich ewidencjonowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
2.1.1. Towary handlowe. Arkusz spisu z natury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
2.1.2. Wyposażenie i inne pozostałe wydatki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
2.1.2.1. Protokół wprowadzenia niskocennego prywatnego składnika majątku do majątku firmy . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
2.1.3. Środki trwałe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
2.1.3.1. Protokół wprowadzenia prywatnego składnika majątku do ewidencji środków trwałych – nieudokumentowany zakup składnika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
2.1.3.2. Protokół wprowadzenia prywatnego składnika majątku do ewidencji środków trwałych – udokumentowany zakup składnika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
2.2. Koszty prowadzenia firmy zarejestrowanej pod adresem zamieszkania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
2.2.1. Oświadczenie w sprawie proporcji – działalność gospodarcza w prywatnej nieruchomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
2.2.2. Oświadczenie dotyczące wysokości księgowanych kosztów utrzymania prywatnej nieruchomości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
2.2.3. Oświadczenie dotyczące wysokości księgowanych opłat za usługi telekomunikacyjne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
2.3. Środki trwałe i inne składniki majątku firmy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
2.3.1. Oświadczenie w sprawie daty przyjęcia do używania i amortyzacji środka trwałego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
2.3.2. Protokół zlikwidowanych składników majątku (środków trwałych, wyposażenia) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
2.3.3. Oświadczenie w sprawie kwalifikacji wydatków dotyczących środka trwałego remont/ulepszenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
2.3.4. Oświadczenie w sprawie ewidencjonowania zaniechanej inwestycji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
3. Straty i ubytki w towarach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
3.1. Protokół braków i odpadów (towarów uszkodzonych lub zniszczonych w czasie transportu lub na skutek utraty pierwotnej wartości użytkowej) . . . 206
3.2. Protokół przekazania towarów na potrzeby prywatne (na cele osobiste podatnika lub jego pracowników) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
4. Cykliczna obsługa księgowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
4.1. Mail – wskazówki, jak przygotować dokumenty księgowe do biura rachunkowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
4.2. Protokół przyjęcia dokumentów księgowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
4.3. Oświadczenia dotyczące przestrzegania przepisów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
4.3.1. Korekta podatku VAT naliczonego w ramach ulgi na złe długi . . . . 228
4.3.2. Korekta podatku PIT w ramach ulgi na złe długi . . . . . . . . . . . . . . 231
4.3.3. Transakcje bezgotówkowe powyżej 15 000 zł, split-payment, biała lista – monitorowanie sposobu płatności na potrzeby podatku PIT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Rozdział IV
Obsługa kadrowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
1. Dyspozycja zatrudnienia pracownika, zleceniobiorcy lub biorącego dzieło . . . . 250
2. Dyspozycja zgłoszenia do ubezpieczeń zatrudnionego członka rodziny . . . . . 257
3. Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do NFZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Rozdział V
Notatki i protokoły służbowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
1. Notatka z rozmowy z klientem biura lub z rozmowy z pracownikiem określonej instytucji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
2. Protokół z ustaleń rozstrzygający sposób udokumentowania/zaksięgowania zdarzenia gospodarczego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . 266
3. Notatka zawierająca wykaz niezaksięgowanych przez biuro dokumentów wraz z oświadczeniem klienta w sprawie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Bibliografia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Spis formularzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Spis schematów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Spis screenów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Spis tabel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280