Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Wykaz skrótów | str. 9
Wstęp – executive summary | str. 11
Rozdział 1
KSeF – podstawowe informacje | str. 17

Czym jest KSeF? | str. 17
Harmonogram wdrożenia KSeF | str. 18
Zakres podmiotowy i przedmiotowy | str. 21
Kluczowe cechy KSeF | str. 24

4.1... Faktury w KSeF mają format XML | str. 24
4.2... Faktury w KSeF uznaje się za wystawione w dacie ich skutecznego przesłania do KSeF | str. 25
4.3... Faktury w KSeF uznaje się za odebrane w momencie nadania im numeru KSeF | str. 25
4.4... Faktury w KSeF nie podlegają walidacji merytorycznej | str. 26
4.5... Numer KSeF to unikalny numer każdej faktury wystawionej w systemie, różny od numeru nadanego przez podatnika | str. 27
4.6... Podatnik może upoważnić inny podmiot lub osobę fizyczną do wystawiania i/lub dostępu do faktur w KSeF | str. 27
4.7... Faktura korygująca do faktury wystawionej w KSeF będzie musiała być wystawiona w KSeF | str. 28
4.8... KSeF nie obsługuje załączników do faktur | str. 28
4.9... Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat | str. 29
4.10. Czas reakcji KSeF ma być liczony w sekundach, a jego dostępność ma być ciągła | str. 29

Kontekst prawny i źródła informacji | str. 30

Rozdział 2
KSeF – zakres danych i schema XSD | str. 33

Obligatoryjność pól | str. 36
Wymogi techniczne dla pól | str. 38
Omówienie najważniejszych elementów schemy | str. 39

3.1... Węzeł – Nagłówek | str. 41
3.2... Węzeł – Podmiot 1 – sprzedawca | str. 42
3.3... Podmiot 2 – nabywca | str. 44
3.4... Podmiot 3 – pozostałe role | str. 46
3.5... PodmiotUpoważniony | str. 50
3.6... Węzeł Faktura – część główna | str. 51
3.7... Węzeł Faktura – adnotacje i oznaczenia | str. 59
3.8... Węzeł Faktura – faktura korygująca | str. 67
3.9... Węzeł FakturaWiersz | str. 70
3.10. Węzeł Rozliczenie | str. 78
3.11. Węzeł Płatność | str. 80
3.12. Węzeł Zamówienie | str. 81
3.13. Węzeł WarunkiTransakcji – Umowy i Zamówienia | str. 84
3.14. Węzeł WarunkiTransakcji – WarunkiTransportu | str. 85
3.15. Stopka faktury | str. 88
Rozdział 3
KSeF – aplikacja MF i aspekty techniczne | str. 89

Zasady działania API (w tym komunikaty błędów) | str. 89

1.1... Wysyłka faktur – wysyłka wsadowa a wysyłka przez sesję interaktywną | str. 91
1.2... Pobieranie faktur zakupowych – nowych i historycznych | str. 95
1.3... Pozostałe uwagi techniczne | str. 97

Uwierzytelnianie, autoryzacja i uprawnienia | str. 100

2.1... Uwagi ogólne | str. 100
2.2... Uprawnienie pierwotne | str. 103

Ryzyka techniczne – wydajność, stabilność, dostępność | str. 106

Rozdział 4
KSeF – wyzwania procesowe | str. 108

Obsługa procesu sprzedażowego | str. 108

1.1... Ogólny przebieg | str. 108
1.2... Data wystawienia (pole P_1) | str. 112
1.3... Data dostawy | str. 115
1.4... Dodawanie adnotacji na fakturze | str. 115
1.5... Samofakturowanie | str. 116
1.6... Opisy transportu, ładunków i płatności oraz dodatkowe informacje na fakturze | str. 117
1.7... Sprzedaż rozproszona | str. 120
1.8... Wykorzystanie węzła Rozliczenie | str. 121
1.9... Niedostępność KSeF – tryb awaryjny | str. 122
1.10. Faktury korygujące dane kontrahentów | str. 124
1.11. Obsługa faktur korygujących i zbiorczych korygujących | str. 125

Obsługa procesu zakupowego | str. 127

2.1... Ogólny przebieg | str. 127
2.2... Rozpoznawanie adnotacji na fakturze | str. 128
2.3... Faktury bez numeru zamówienia (PO) | str. 129
2.4... Data otrzymania faktury | str. 130
2.5... Faktury z nieprawidłowym NIP-em | str. 131
2.6... Faktury z błędami kalkulacyjnymi | str. 132
2.7... Próby wyłudzenia – „lewe” faktury w KSeF | str. 133
2.8... Identyfikator zbiorczy płatności | str. 134

Wyzwania i zalety dla procesów | str. 136

3.1... Wyzwanie – ręczne korygowanie faktur z KSeF przez pracowników | str. 136
3.2... Wyzwanie – wizualizacja faktury i kod QR | str. 136
3.3... Wyzwanie – faktury w procesie celnym | str. 138
3.4... Wyzwanie – faktury „przy kasie” | str. 140
3.5... Wyzwanie – integracja KSeF z systemami obiegu dokumentów | str. 141
3.6... Wyzwania – faktury za zakupy pracowników | str. 142
3.7... Wyzwania – wiele podmiotów korzystających z jednego NIP-u | str. 144
3.8... Zalety – brak potrzeby OCR | str. 146

Obsługa błędów | str. 150
Archiwizacja faktur | str. 152
Obsługa załączników | str. 154

Rozdział 5
KSeF – pozostałe aspekty | str. 155

KSeF a inne rodzaje faktur elektronicznych (EDI i PEF) | str. 155
E-fakturowanie w krajach OECD – przegląd | str. 158
Aplikacja KSeF Ministerstwa Finansów – przegląd funkcji | str. 160

3.1... Zarządzanie uprawnieniami | str. 162
3.2... Wystawianie faktur | str. 163
3.3... Przeglądanie i pobieranie faktur | str. 164

Na co jeszcze zwrócić uwagę, wdrażając KSeF? | str. 165

4.1... Kwestie dotyczące środowiska informatycznego | str. 165
4.2... Dodatkowe funkcje | str. 167
4.3... Pytania, które każda organizacja powinna sobie zadać | str. 167
4.4... Ryzyka | str. 169
Zakończenie | str. 171